Электронный архив организационно-распорядительной документации (ОРД)

Корпорация ЭЛАР предлагает решение по созданию информационного центра организации, аккумулирующего электронные документы всех территориально–обособленных подразделений, — единого электронного архива, позволяющего структурировать информационные ресурсы, используемые в компании и упорядочить работу с ними.

Процесс создания электронного архива ОРД включает этапы:

  • Экспертиза
  • На этапе создания электронного архива проводится экспертиза массива документов, подлежащих переводу в электронный вид, входе которой определяется объём и состояние бумажного массива, подбирается сканирующее оборудование, определяются сроки и стоимость выполнения работ.

  • Сканирование
  • Следующий этап – перевод документов в электронный вид. Корпорация ЭЛАР использует в своей работе специализированное оборудование, предназначенное для поточной оцифровки документов.
    При оцифровке большого объёма массовой документации применяется документные сканеры СКАМАКС, предназначенные для скоростной оцифровки расшитого материала формата до А3. Механизмы данного оборудования позволяют использовать его без ограничений 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.

    Сканирование может выполняться как в производственных центрах ЭЛАР, так и на территории заказчика.

  • Индексирование
  • Полученные электронные образы документов далее индексируются в производственных центрах корпорации ЭЛАР. Каждому документу присваиваются индексные данные, позволяющие четко идентифицировать документ. Список полей определяется заказчиком.

    Индексная база данных и электронные образы документов составляют электронный информационный ресурс, предназначенный для загрузки в единый электронный архив.

  • Передача массива и сдача работ
  • На этапе верификации осуществляется визуальная проверка корректности извлеченной информации. В случае неверно распознанных данных оператор вручную вносит исправления.

    После проверки данные могут быть выгружены в различные форматы файлов, например .TXT, .DOC, .MDB или .XML и, соответственно, легко занесены в БД автоматизированной системы компании. Также существует возможность экспорта в базы данных через ODBC.

Достигаемые результаты и преимущества:

  • Обеспечение оперативного доступа сотрудников всех подразделений организации к документам электронного архива в соответствии с регламентированными правами;
  • Возможность одновременного обращения к документу любого количества пользователей;
  • Возможность ведения совместной работы сотрудников территориально–удаленных подразделений с электронными документами;
  • Поиск документов в электронном архиве как по их атрибутам так и по тексту;
  • Обращение к электронному архиву через интерфейсы используемых рабочих приложений;
  • Надежная и долговременная сохранность документов электронного архива;
  • Сокращение расходов на хранение транспортировку, создание копий бумажных документов.
  • Наши проекты:

  • ОАО «ОГК-1» — создание электронного архива первичной бухгалтерской документации;
  • ОАО «Самотлорнефтегаз» — Система электронного архива;
  • ТНК-Нижневартовск — Система электронного архива САПЕРИОН для промышленности и ТЭК.

  • Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефону 8 800 700 04 04, либо заполните форму обратный связи, наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!